Reducir la fricción para ser más eficientes
Alcanzar la eficiencia es uno de los mayores retos de las empresas, porque la eficiencia consiste en alcanzar resultados con el menor uso de recursos, por ejemplo: cumplir las tareas en menos tiempo o eliminar pasos innecesarios de un proceso. Una de las formas más eficaces que he encontrado para aumentar la eficiencia es reducir la fricción, y sirve tanto en equipos como para tu productividad personal.
¿Qué es la fricción? Es toda resistencia que tiene una tarea para ser realizada, que impide que nos pongamos a trabajar en ella de inmediato y hace que le demos vueltas o quedemos completamente bloqueados sin saber qué hacer. Algunas fricciones comunes son:
1. Bloqueantes.
Es todo requisito sin el cual no puedes cumplir la tarea. Por ejemplo, si para hacer una presentación necesitas unos datos que debe entregarte otra persona, esos datos son un bloqueante. Una forma de reducir esa fricción es indicar el bloqueante en tu sistema de gestión de tareas. En EDteam usamos Asana y tiene la función de indicar los bloqueantes de una tarea. Así la persona a cargo sabe que aún no puede comenzar y cuando el bloqueante sea completado, Asana le avisa. Busca si la aplicación que usas para tus tareas tiene esa función.
2. Tareas poco claras y sin contexto
Es un error común en equipos que apenas comienzan y ocurre cuando las tareas no se explican correctamente y son del tipo:
- Deploy (¿deploy de qué?)
- Diseño de poster (¿qué poster?)
- Reporte (¿qué reporte?)
La persona que asigna la tarea asume que la otra persona sabe de qué está hablando y que por eso no debe explicar más. Piensa cosas como: “ayer estuvimos hablando del poster, de qué otro poster le voy a estar hablando, es obvio”. Pero hacer esas suposiciones es peligroso, genera confusión, estrés y discusiones dentro del equipo. Creer que no vale la pena invertir tres minutos extra en explicar todo el contexto es una trampa, ahorrarse esos minutos crea horas (o días) de caos.
3. Estructura u organización confusa
Piensa en tu ropa: seguramente tienes un lugar donde guardas las camisas, otro lugar para los pantalones y otro para la ropa interior. Si empezarás a poner las camisas en el lugar de la ropa interior tendrías caos. Igual en el trabajo: cada cosa debe tener su lugar, y si no lo tienen intentar averiguar a donde corresponde cada cosa creará una fricción inmensa (¿dónde dejé mis camisas?). Por ejemplo, ¿dónde se registran las decisiones luego de una reunión? ¿dónde se hace seguimiento de las tareas de un proyecto? Si no está definido, comienza ahora.
4. Mala comunicación
Cada persona tiene su propia versión de las cosas por lo que (aunque duela aceptarlo) puede haber más de una verdad. Por ejemplo, luego de una reunión cada persona termina entendiendo cosas diferentes, y si cada persona comunica lo que entiende a otra y asi sucesivamente el mensaje termina distorsionado (el famoso teléfono descompuesto). Y cuando el mensaje se ha distorsionado tanto, recuperar el mensaje original puede desperdiciar mucho tiempo y energía (sin contar las discusiones internas).
La manera de eliminar esta fricción es tener una sola fuente de verdad, que es un único lugar donde se registran las decisiones, manuales o documentos. Cada vez que alguien quiere entender algo no tiene que preguntar a alguien más contribuyendo a romper el teléfono, sino que acude a la única fuente de verdad.
5. Entornos caóticos
Este tipo de fricción es más personal que de equipo y es fácil de corregir, aunque requiere disciplina. Si trabajas en un entorno caótico, con cosas desordenadas en el escritorio (o polvo que no has sacudido), el desorden te impedirá trabajar bien y enfocarte. Lo que yo hago es resetear los espacios, una técnica que aprendí del libro Hábitos atómicos que consiste en que antes de abandonar una habitación, debo dejarla como la encontré para poder utilizarla al regresar a ella. Por ejemplo, al dejar la oficina por la tarde regreso todas las cosas a sus cajones, y acomodo todo lo que haya sobre el escritorio en su lugar. Así a la mañana siguiente puedo trabajar desde el primer minuto en lugar de perder tiempo poniendo todo en orden o trabajar en un entorno que me impide concentrarme.
La semana laboral de 4 días es el entorno perfecto para reducir la fricción
En EDteam hemos empezado la jornada laboral de 4 días a la semana (S4D) con el objetivo de trabajar menos horas y obtener los mismos resultados. Esto nos sumerge en una carrera rápida para encontrar todas las maneras posibles de que el tiempo nos rinda. Y es una carrera muy gratificante porque todos somos conscientes de que no podemos desperdiciar ni un minuto del tiempo. Reducir la fricción es una de las mejores maneras de que la S4D funcione. Y si trabajas en una empresa de 5 días a la semana, reducir la fricción también es algo que deberías empezar a aplicar hoy mismo, quizás sea el inicio de la S4D en tu equipo.